إعادة هندسة العمليات الإدارية(BPR)

إعادة هندسة العمليات الإدارية هي إعادة التفكير الأساسي ، وإعادة التصميم الجذري للعمليات الإدارية ، لتحقيق تحسينات جوهرية في معايير قياس الأداء الحاسمة ، مثل : التكلفة ، والجودة ، والخدمة والسرعة.

ومنهج لتحقيق تطوير جذري في أداء المنظمات / الشركات في وقت قصير و لذا يتبين من التعريف أن هندسة العمليات هي أحد الركائز الأساسية لأحداث التغيير التنظيمي حيث ان التغيير التنظيمي يشتمل على احداث تغيير في العمليات الإدارية الى جانب تغيير ثقافة المؤسسة و الهيكل التنظيمي كما انه يعد احد الوسائل التي تساهم في إحراز ميزة تنافسية للمؤسسات حيث ان إعادة العمليات الهندسية الإدرية تساهم في زيادة قدرة المؤسسة على التعامل والتكيف مع البيئة المحيطة بها وتحسين قدرتها على البقاء والنمو و زيادة مقدرة المؤسسة على التعاون بين مختلف المجموعات المتخصصة من أجل إنجاز الأهداف العامة للمؤسسة 

إعادة هندسة العمليات الإدارية (BPR)، وتعرف أيضًا بـ”إعادة هندسة العمليات” أو “الهندرة الإدارية”، هي عملية شاملة وجذرية لإعادة تصميم عمليات الشركة بهدف تحسينها. تشمل هذه العملية جميع العمليات الرئيسية والفرعية بعد دراسة جدواها وتقدير إمكانية الاستغناء عنها أو تبسيطها أو دمجها مع عمليات أخرى أو تنفيذها بطرق مختلفة. يتضمن

برنامج إعادة هندسة العمليات الإدارية محتوى مثل:

• أساسيات العمليات:

• مفهوم العملية الإدارية.
• العملية الإدارية من وجهة نظر نظرية النظم.
• مفهوم العمليات وعناصرها وصفاتها وأنواعها.
• مفهوم مالك العملية.

• هندسة العمليات الإدارية:
  • مراحل هندسة العمليات الإدارية، بما في ذلك حصر العمليات وتصميمها ورسمها وتصنيفها والتداخل المرن بينها.
  • علاقة المنهجيات بـهندسة العمليات الإدارية.
• إعادة هندسة العمليات الإدارية:
  • مفهوم إعادة هندسة العمليات الإدارية وأهدافها.
  • العوامل الأساسية لنجاح إعادة هندسة العمليات الإدارية.
  • خطوات إعادة هندسة العمليات الإدارية، بما في ذلك التصور والتشخيص وتحليل العمليات الحالية وإعادة التصميم وتحديد مستلزمات تطبيق نظام العمل المقترح والمتابعة والتحسين المستمر.

• تحليل العمليات الحالية:
  • قم بفحص جميع المهام التي تعمل على تحقيق نفس الهدف.
  • قم بجمع وظائف مختلفة معًا ومنح الأولوية للعمل الفعلي الأكثر منطقية.
  • ربط العمليات الموازية التي تؤدي إلى نفس النتيجة داخل العملية بدلاً من دمج النتائج في النهاية.
  • القضاء على أي أنظمة تحكم غير ضروري.
• تطبيق تقنيات إدارة التكاليف الاستراتيجية:
  • استخدم تقنيات إدارة التكاليف الاستراتيجية لتحليل وتحسين العمليات.
  • حدد النقاط التي يمكن تحسينها من حيث التكلفة والكفاءة.
  • قم بتطبيق إعادة هندسة العمليات باستخدام هذه التقنيات في المؤسسة.

باستخدام هذه الخطوات، يمكن للمؤسسات تحقيق تحسينات جوهرية في أدائها والحفاظ على تنافسيتها في سوق الأعمال

هذه العملية تهدف إلى تحقيق تطوير جوهري في معايير الأداء مثل التكلفة والجودة والخدمة والسرعة، وتعد من أساليب الإدارة الحديثة التي تسعى لتحسين الأعمال من خلال إعادة تصميم العمليات الاستراتيجية والسياسات والهياكل التنظيمية والقيم.

اسرار نجاح إعادة هندسة العمليات الإدارية 

يمكن اعتبار إعادة الهندسة بمثابة نموذج يتضمن مجموعة من الآليات لتحسين أسلوب تشغيل المؤسسات ويساعد هذا النموذج على تحسين قدرات المديرين في مواجهة المنافسة من خلال بناء رؤى جديدة ورسالة جديدة للمؤسسة تساعد على اقتراح وتطبيق سلسلة من الخطوات 

أولا: أن يكون التغيير أساسى

إن إعادة هندسة العمليات الإدارية تطرح أسئلة أساسية لا تشمل فقط الطرق والأساليب الإدارية المستخدمة حاليا في الأعمال ، بل تتجاوزها إلى الأعمال نفسها ، والفرضيات التي تقوم عليها تلك الأعمال ، مثل : لماذا نتبع هذا الأسلوب في العمل ؟ و لماذا نقوم بهذا العمل و ليس غيرة ؟  هذه الأسئلة الأساسية تدفع العاملين إلى إعادة النظر في هذه Continueالفرضيات

ثانيا: أن يكون التغيير جذريا

يجب أن يكون المطلوب في إعادة هندسة العمليات الإدارية ، جذريا وله معنى وقيمة ، وليس تغييرا سطحيا يتمثل في تحسين وتطوير ما هو موجود و لذا فإن التغيير الجذري يعني اقتلاع ما هو موجود من جذوره وإعادة بنائه بما يتناسب مع المتطلبات الحالية وأهداف المنظمة

ثالثا: أن يكون التغيير في العمليات

تركز إعادة هندسة العمليات الإدارية على تحليل وإعادة بناء العمليات لإدارية ، وليس على الهياكل التنظيمية ومهام الإدارات أو المسئوليات والوظيفية . فالعمليات الأدرية نفسها هي محور التركيز ، وليس الأشخاص والإدارات

رابعا: أن يكون النتائج جوهرية و ضخمة

تتطلع إعادة هندسة العمليات الإدارية إلى تحقيق نتائج جوهرية وضخمة ، أي لا تقتصر على التحسين والتطوير النسبي والشكلي في الأداء ، والذي غالباً ما يكون تدريجيا

خامسا: أن يعتمد التغيير على التفكير الاستقرائي و ليس الاستنتاجي 

تعتمد إعادة هندسة العمليات الإدارية على الاستقراء والمتمثل في البحث عن فرص التطوير والتغيير قبل بروز مشاكل تدعو للتغيير والتطوير وليس التفكير الاستنتاجي والمتمثل في الانتظار حتى بروز المشكلة ثم العمل على تحليلها والبحث عن حلول مناسبة لها

سادسا: التركيز على العملاء 

تهدف إعادة هندسة العمليات الإدارية إلى توجيه المنظمة إلى التركيز على العملاء من خلال تحديد احتياجاتهم والعمل على تحقيق رغباتهم ، بحيث يتم إعادة بناء العمليات لتحقيق هذا الغرض

سابعا: السرعة

تهدف إعادة هندسة العمليات الإدارية إلى تمكين المنظمة من القيام بأعمالها بسرعة عالية من خلال توفير المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرارات وتسهيل عملية الحصول عليها

ثامنا: الجودة

تهدف إعادة هندسة العمليات الإدارية إلى تحسين جودة الخدمات والمنتجات التي تقدمها للتناسب احتياجات ورغبات العملاء

تاسعا: تخفيض التكلفة

تهدف إعادة هندسة العمليات الإدارية إلى تخفيض التكلفة من خلال إلغاء العمليات الغير ضرورية والتركيز على العمليات ذات القيمة المضافة 

من يحتاج لإعادة هندسة العمليات الإدارية

هناك ثلاثة أنواع من المنظمات تحتاج لهذا البرنامج وهي كالتالي:

المنظمات ذات الوضع المتدهور و التي تعانى من ارتفاع التكاليف و انخفاض الجودة

المنظمات التي في طريقها للتدهور و التي تتنافص حصتها بالسوق تدريجيا ، و كذلك أرباحها و قيمة أسهمها

المنظمات المتميزة و التي بلغت قمة التفوق و النجاح وهذه المنظمات تحتاج للبرنامج لتتمكن من البقاء في القمة وتحافظ على الفجوة بينها وبين المنافسين 

العوامل التي قد تؤدي إلى فشل إعادة هندسة العمليات

عدم الاعتراف بحجم المشكلة ، فإذا لم يكن هناك استعداد واضح لوضع جميع العمليات الحالية قيد الاختبار ، فلن تكون هناك فرصة للنجاح .

نقص التدريب ، فبدون تدريب ، سوف تفشل المحاولات ، ويعتبر هذا بمثابة تمرين لمرة واحدة لخفض التكاليف . ولكن في الواقع ، تعتبر تخفيضات التكلفة نتيجة ثانوية للنشاط وليست الشاغل الرئيسي .

عدم كفاية البنية التحتية ، فهناك حاجة إلى بنية تحتية كافية ، وتقديم دعم كبير من الإدارة والموظفين . ومع الأسف فإن العديد من المبادرات لا تنطلق أبدًا لعدم بذل الجهود الكافية لتأمين الدعم .

تحسين قسم على حساب قسم آخر ، أي يجب أن يكون هناك انفتاح في تقييم كل عملية منفردة بالتفصيل . وبالمثل ، ينبغي أن يكون هناك استعداد لتغيير كل ما هو مطلوب لتحقيق الكفاءة الشاملة .

ضيق الوقت المطلوب لتحسين العملية التجارية ، فهناك الكثير من التركيز الداخلي ، وليس ما يكفي من الاهتمام بالصناعة واختيار أفضل الممارسات التي يمكن استخدامها كعلامات مرجعية .

أفضل ممارسات إعادة هندسة العمليات لضمان التنفيذ الناجح

يمكن أن يكون البرنامج ناجحًا من خلال مراعاة النقاط التالية :

تلبية احتياجات العملاء ، حيث يتم تحديد أولويات احتياجات العملاء ، ويتم استخدام هذه الرؤية لتوجيه الممارسات التجارية بشكل مناسب .

تحليل احتياجات العمل ، فهناك مزايا التكلفة التي يتعين تحقيقها والتي تساعد المنظمة لتصبح أكثر قدرة على المنافسة .

تكوين فريق استعراض الأداء ، حيث يتم إجراء تحليل نقدي لجميع العمليات التشغيلية ، مع طرح الأسئلة ذات الصلة حول طريقة العمل المعمول بها وكيف يمكن تطويرها .

التحسين المستمر للأداء ، فهناك رغبة في النظر إلى ما وراء المهام والحدود الوظيفية التقليدية والتركيز على النتائج .

إدارة التغيير الفعال ، حيث يمكنك القيام بذلك عن طريق تقييم جميع الأنشطة والمهام والقضاء على الأنشطة التي لا تضيف المزيد من القيمة .

البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات ، فهناك استعداد للاستثمار في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للشركة .

كيف تحدد مدى استعداد شركتك لتنفيذ إعادة الهندسة؟

يجب أن تستوفي الشركة الشروط التالية أولًا :

يجب أن يكون الحد الأدنى لعدد الموظفين 20 (على الأقل 4 في مناصب الإدارية).

يجب أن تتحلى الإدارة بالابتكار ، حيث يجب أن تكون متحمسة لتطبيق طرق جديدة للعمل .

يلزم توافر بنية تحتية جيدة لتكنولوجيا المعلومات ، أي يجب أن تكون الإدارة مستعدة للاستثمار بكثافة في تكنولوجيا المعلومات .

الفئة المستهدفة

محللوا الأعمال – محللو الأنظمة – محللوا عمليات الأعمال – مديروا المشاريع – محترفوا تكنولوجيا المعلومات وغيرهم من أصحاب المصلحة المعنيين بتحسين عمليات الأعمال وإعادة هندستها.

توجيه للإستشارات والتدريب

رواد الإستشارات الإدارية والتميز المؤسسي والتدريب المعتمد دولياً وفق شروط هيئة المواصفات والجودة السعودية و الهيئة العامة للغذاء والدواء وغيرها من الجهات التي تفرض اشتراطات قانونية وإلزامية في السوق السعودي.

لإعادة هندسة العمليات الإدارية في منظمتك.