إعداد وتطوير الخطة الاستراتيجية
الخطة الاستراتيجية هي وثيقة تحدد اتجاه المنظمة أو الشركة، وأداة أساسية لتوجيه القرارات اليومية ومتابعة تقدم المنظمة سواء لمشاريعها الحالية أو المشاريع الجديدة التي تخطط لإنجازها. فهي تُعدّ المحرك الأساسي للعمل طويل الأمد الخاص بأي منظمة /شركة، لتحديد الأهداف الاستراتيجية طويلة الأمد.
لإعداد خطة استراتيجية محكمة يجب التركيز علي:
حيث تتكون الخطة الاستراتيجية المتكاملة من عدة مكونات أساسية شاملة لكل الجوانب اللازم أخذها بالحسبان لزيادة فرص نجاحها التي ستوضع حيز التنفيذ وتشمل النقاط التالية:
- الرؤية والرسالة: يجب تحديد رؤية المنظمة / الشركة بعيدة المدى وتحديد الهدف الاستراتيجي للكيان ككل، وتحديد رؤية تساعد في تحفيز الفريق على تحقيق الأهداف.
- الأهداف والغايات: يجب تحديد أهداف ذكية لضمان تحقيقها. يجب تجنب وضع أهداف غير قابلة للتحقيق، حيث لا بد من الابتعاد عن الأهداف التي تركز على أداء المشاريع في هذه المرحلة، وتخصيص وقت وجهود أكبر من قِبل كامل الفريق للتخطيط للأهداف البعيدة.
- تحديد خطوات العمل: يتضمن تحديد المبادرات والاستثمارات المطلوبة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- اختيار مؤشرات قياس الأداء الصحيحة: يجب تحديد مؤشرات قياس الأداء التي تساعد في متابعة تحقيق الأهداف، فمن خلال تتبع مؤشرات الأداء، يمكن للشركة ضبط عملها وإجراء التعديلات عليه وفق الحاجة. حيث يوفر ضبط مؤشرات الأداء الاستراتيجية والتشغيلية للشركة أداة قوية للاستخدام عند تنفيذ التغيير.
- حدد العملاء المستهدفين: تحديد رغبات واحتياجات كل مجموعة من مجموعات العملاء المستهدفين، لذا يجب التركيز على الجهود التسويقية بهدف الحصول على عائد أكبر على الاستثمار، وجذب العملاء بواسطة التواصل المباشر مع العملاء المستهدفين، والعمل على تحقيق احتياجات العملاء ورغباتهم.
- تحلّيل السوق المستهدف: يجب علي المنظمة / الشركة إجراء تحليل للسوق لمعرفة كيفية نمو أعمالها، حيث يتضمن إطار التحليل قدرات الفريق على تنمية الأعمال والمشاريع الإستثمارية والتجارية في السوق السعودي. وينبغي تخصيص الوقت الكافي لإجراء تحليل SWOT لكشف نِقَاط القوة والضعف، ومعرف الفرص والتهديدات التي تواجهها وهو ما سيمكنها من مواجهة وإدارة أي مخاطر تتعرض لها.
- تحليل المنافسين ومميزاتهم: بإجراء تحليل للمنافسين ضمن السوق المستهدف، و تحديد نِقَاط قوتهم وضعفهم تحديد مكانك في السوق، والميزة التنافسية التي تملكها نسبةً للخدمات والمنتجات التي تقدمها.
- امتلاك فريق العمل للقدرات اللازمة: دراسة الموارد البشرية اللازمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية الموضوعة، تحديد الحاجة لتعيين أفراد جديدة
- الخطة التشغيلية: تساهم خطة العمليات في رسم سياسة تحقيق الأهداف والفرص المتاحة في السوق السعودي. وتُحدَّد المشاريع الجزئية التي تمثل أجزاءً من الأهداف الاستراتيجية ضمن هذا المكون، إضافةً إلى تعيين طريقة إكمال المشاريع. حيث تُرسَم الخطط التشغيلية من خلال وضع المخطط الزمني للمشروع، لتحديد زمن بداية كل مشروع ومن هو المسؤول عن إدارته.
- الخطة المالية: الخطة المالية هي الجزء الأخير من الخطة الاستراتيجية للمنظمة /الشركة تشمل التوقعات المالية للمصروفات، إضافةً للتوقعات المالية للإيرادات من خلال الفرص والتهديدات التي ظهرت في تحليل السوق. ويجب تتبع الخطة المالية الموضوعة سنويًا/ بشكل نصف سنوي،و تعديلها بعد دراسة جميع المؤشرات، لتناسب التوجه الذي يحقق الهدف الاستراتيجي للمنظمة /الشركة وحتي تكون داخل الإطار المتوقع دون حدوث أي مخاطر.
- المراجعة الدورية وتطوير الخطة الاستراتيجية: يجب مراجعة الخطة بانتظام وتحديثها حسب التطورات والتغييرات في البيئة الخارجية والداخلية المنظمة/الشركة
مهارات إعداد الخطة الاستراتيجية تشمل:
- مهارات التواصل: القدرة على التواصل وتوصيل النتائج والتطورات ضمن الخطة.
- المهارات التسويقية: فهم السوق وتحديد استراتيجيات النمو.
- المهارات التحليلية: القدرة على تحليل المعلومات وإنشاء خطة قابلة للتطبيق.
- التفكير النقدي: تقييم المصادر واستخلاص النتائج بشكل موضوعي.
لتحقيق خطة استراتيجية محكمة لتوجيه عمليات إعداد التقارير الاستراتيجية وقياس الأداء يمكنك استخدام برامج مثل:
- برنامج ClearPoint Strategy هو حلاً شاملاً لإدارة الاستراتيجية. يمكنك من خلال ClearPoint تحويل أهداف مؤسستك الاستراتيجية إلى نتائج قابلة للقياس، مع ضمان التنسيق والمساءلة طوال العملية. يدمج ClearPoint التخطيط والإدارة والتقارير في مكان واحد.
- Cascade: يعد Cascade حلاً شاملاً يسهل تحويل استراتيجيتك إلى واقع. يساعدك على إنشاء خطتك، وجذب موظفيك، وتتبع النتائج. يتميز بواجهة سهلة الاستخدام وإمكانية التحكم فيه بشكل أفضل.
- AchieveIt: يتيح AchieveIt للشركات تتبع ومراقبة أهم مبادراتها، وتحقيق التغيير، وتحقيق المزيد. يوفر رؤيةً في الوقت الفعلي لحالة المبادرات الحرجة، ويخلق توافقًا بين الاستراتيجية والمشاريع، ويوفر مساءلة للنتائج، ويمكّن التعاون الفعّال1.
- Rhythm: يعتبر Rhythm برنامجًا لتنفيذ الاستراتيجية يساعد في تحقيق أهداف المؤسسة1.
- Entomo: أداة إدارة شاملة، تعزّز التوافق بين أهداف المؤسسة وإدارة فرق العمل، سواء كانت موجودة في الشركة أو تعمل عن بُعد، وإعداد كادر الموارد البشرية بشكلٍ مؤهل
الفرق بين الخطة الاستراتيجية والخطة التشغيلية
الاستراتيجية : هي اتجاه طويل الأمد لمسار المنظمة /الشركة، وتمثل المهام التي ستؤديها المنظمة /الشركة للمنافسة والنجاح في الأسواق المستهدفة.
الخطة الاستراتيجية: فهي المبادرات والاستثمارات المطلوبة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة / الشركة، وتركز على كيفية تحقيق الأهداف طويلة الأجل.
الخطة التشغيلية :تتمثل في تنفيذ مشاريع وتغييرات محددة، وتركز على تنفيذ أي مهام غير مدرجة في الخطة الاستراتيجية.
الأهداف العامة للتخطيط الاستراتيجي
لكل منظمة أهدافها الخاصة فيما يتعلق بالتخطيطِ الاستراتيجي، والتي تختلف بحسب نوع المنظمة، وتوجهاتها، وحالة السوق، والبلد الذي توجد فيه. إلا أن هناك مجموعة من الأهداف العامة تعمل جميع المنظمات على تحقيقها، وهي:
- تحديد رؤية شاملة للمنظمة.
- وتحديد مجالات التميز للاستثمار فيها.
- كذلك الحصول على الموارد اللازمة للمبادرات الجديدة.
- وتحديد أولويات القضايا الحرجة.
- أيضا مواءمة الأهداف التنظيمية بحيث تتحرك أصحاب المصلحة في اتجاهٍ مشترك.
- كذلك زيادة الحافز، والالتزام، والعمل الجماعي/تعزيز التواصل.
- أيضا التكيف بشكل أكثر فعالية مع الظروف المتغيرة.
- بالإضافة إلى العمل الدائم على تطوير المنظمة لتكون قادرة على المنافسة.
- العمل على تطوير معايير مشتركة للتقييم.
تنفيذ الاستراتيجية وإدارة الأداء
وضع الجدول الزمني لتنفيذ الخطة الاستراتيجية: والتنفيذ بالتعريف هو العملية التي تحول الاستراتيجيات والخطط إلى أفعال من أجل تحقيق الأهداف، والغايات الاستراتيجية. إذ وبمجرد أن تصبح الموارد الخاصة بك في مكانها الصحيح يمكنك تعيين جدول التنفيذ الخاص بك من خلال استخدام الخطوات التالية كخطة تنفيذ أساسية:
- في البداية أنشئ نظام إدارة الأداء، والمكافآت الخاص بك.
- ثم عليك بإعداد اجتماعات استراتيجية شهرية، وربع سنوية مع إجراءات إعداد التقارير المعمول بها.
- وحدد مواعيد المراجعة الاستراتيجية السنوية. بما في ذلك التقييمات الجديدة، واجتماعات مراجعة الخطة السنوية.
تتبع الأهداف والإجراءات: من خلال الاجتماعات الاستراتيجية الشهرية، والتي يقوم من خلالها أعضاء الفريق الرئيسيين المكلفين بعملية تنفيذ الخطة الاستراتيجية بتبيان التقدم المحقق في سبيل تحقيق الأهداف التي يتولون تنفيذها مثل المقاييس في بطاقة الأداء التي تم وضعها اِعْتِمَادًا على مقاييس الأداء المعتمدة في هذه الخطة، والتعديلات الواجب تنفيذها لتصحيح المسار إذا لزم الأمر. كما يجب الالتزام بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية KPLs خلال الاجتماعات الاستراتيجية الشهرية التي لا تتطلب الكثير من الوقت فقط من 30-60 دقيقة قد تكون كافية. فالخطط الاستراتيجية هي مبادئ توجيهية، وليست قواعد كل ستة أشهر، أو نحو ذلك. كما يجب تقييم تنفيذ الخطة الاستراتيجية، وذلك من خلال طرح الأسئلة التالية: هل ستحقق أهدافك ضمن الإطار الزمني للخطة الاستراتيجية؟ هل يجب تعديل المواعيد النهائية للخطة؟ وهل الأهداف الخاصة لك لا تزال واقعية وقابلة للتطبيق؟ هل تحتاج إلى تعديل الأهداف؟
- المراجعة والتكييف: تتم خلال الاجتماعات الشهرية، أو ربع سنوية لمناقشة الخطط الاستراتيجية ماذا تحقق من الأهداف، وكيف تسير عملية التنفيذ.
- التحديثات السنوية: وهي عبارة عن جدول زمني يتضمن تعليمات توجه عملك خلال الأشهر 12 القادمة، والتي توضح موعد المراجعات الفصلية للخطط الاستراتيجية، ومن يشارك في عملية التنفيذ، وما تحتاجه عملية التنفيذ، وكيف ستتكيف الخطة بناءً على نتائج المراجعات. وتظل هذه التعليمات نافذة حتى الاجتماع السنوي القادم لتبدأ من جديد.
متى يجب إنشاء خطة استراتيجية؟
يجب أن يتم إنشاء الخطة الاستراتيجية كل ثلاث إلى خمس سنوات اعتمادًا على سرعة نمو المؤسسة. ومع ذلك إذا نمت، وتطورت المؤسسة بسرعة أكبر، فيجب إنشاء خطة استراتيجية كل سنتين إلى ثلاث سنوات. كما يجب على المؤسسة إنشاء خطة استراتيجية جديدة عندما تتحقق معظم أهداف الخطة الاستراتيجية السابقة، أو كلها. ويجب إعداد خطة استراتيجية في أي وقت يحدث فيه تغير كبير في المؤسسة مثل خط إنتاج جديد، أو دخول أسواق جديدة.
توجيه للإستشارات والتدريب
رواد الإستشارات الإدارية والتميز المؤسسي والتدريب المعتمد دولياً وفق شروط هيئة المواصفات والجودة السعودية و الهيئة العامة للغذاء والدواء وغيرها من الجهات التي تفرض اشتراطات قانونية وإلزامية في السوق السعودي.