تطوير الهيكلة الإدارية
إعادة الهيكلة الإدارية هي خطوة فعالة لتحسين أداء شركتك / منظمتك. فإعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحديد العمليات الداخلية وتحديد مسؤوليات الموظفين بشكل أفضل داخل الإطار المؤسسي. ويمكن أن تؤدي هذه الخطوة إلى زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتحسين الجودة. فمن الأسباب الرئيسية لإعادة الهيكلة الإدارية هي التغييرات التي تحدث في السوق أو في البيئة التنظيمية. إذا كانت شركتك تواجه تحديات جديدة، فإعادة الهيكلة الإدارية يمكن أن تساعد على التأقلم مع هذه التحديات. كما يمكن أن تكون إعادة الهيكلة الإدارية طريقة فعّالة لتحسين الاتصال بين الموظفين وتحسين العلاقات بين الإدارات المختلفة في الشركة / المنظمة. عملية إعادة الهيكلة الإدارية تتطلب التخطيط والتنظيم والتنفيذ بشكل جيد. و يجب دراسة الوضع الحالي لشركتك وتحديد نقاط الضعف والتداخل في المهام. ثم يجب وضع المهام الرئيسية المطلوبة من كل قسم وتحديد الهيكل الإداري للإدارات وتحديد الشاغر منها. كما يجب أن تحرص على الحصول على دعم المسؤولين لعملية إعادة الهيكلة هذه. حيث أن إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحسين أداء المؤسسة وتحقيق الأهداف المرجوة بشكل أفضل. بشكل عام، إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحسين أداء المؤسسة وتحقيق النجاح والاستمرارية في العمل.
من الأسباب الرئيسية لإعادة الهيكلة الإدارية هي التغييرات التي تحدث في السوق أو في البيئة التنظيمية، فإن كانت شركتك تواجه تحديات جديدة، فإعادة الهيكلة الإدارية يمكن أن تساعد على التأقلم مع هذه التحديات، كما يمكن أن تكون إعادة الهيكلة الإدارية طريقة فعّالة لتحسين الاتصال بين الموظفين وتحسين العلاقات بين الإدارات المختلفة في الشركة.
أهمية إعادة الهيكلة الإدارية
إعادة الهيكلة الإدارية تعتبر من الخطوات الأساسية التي يجب على المؤسسات القيام بها لتحقيق النجاح والاستمرارية في العمل. فعندما تقوم بإعادة الهيكلة الإدارية للمنظمة / الشركة، فإنك تقوم بتحليل كل العمليات الحالية وتحدد ما هو الأفضل لتحقيق الأهداف المرجوة بأسلوب أكثر فعالية وكفاءة. ويمكن أن تؤدي إعادة الهيكلة الإدارية إلى زيادة الأرباح وتحسين العلاقات بين الموظفين والإدارة والعملاء. علاوة على ذلك، و تساعد على تحسين بيئة العمل وتحديد الأدوار والمسؤوليات تحسين الأداء والإنتاجية وتحقيق أهداف المنظمة / الشركة، مما يؤدي إلى تحسين العمليات الداخلية وتحسين جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة. كما أن إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحديد الأولويات والأهداف الرئيسية للمنظمة / الشركة، وبالتالي يمكن للمنظمة / الشركة أن تركز جهودها على تحقيق هذه الأهداف بشكل أفضل. بشكل عام، كما إنّ إعادة الهيكلة الإدارية تساعد على تحسين أداء المؤسسة وتحقيق الأهداف المرجوة بشكل أفضل، وبالتالي القدرة على تحقيق النجاح والاستمرارية في العمل .
مفهوم الهندرة وإعادة الهيكلة
الهندرة وإعادة الهيكلة من أهم الأدوات التي تستخدمها المنظمات و الشركات والمؤسسات لتحسين أدائها وتطويره، وتتشابهان في بعض الجوانب، إلا أنهما تختلفان في المفهوم والآليات والنتائج
فالهندرة تركز علي :
- إعادة هندسة العمليات الإدارية وتحسينها
- تحسين الكفاءة والجودة وتقليل التكاليف
- تتطلب تغييرات في العمليات والأنشطة والوظائف
- تستخدم عادة في المؤسسات التي تعمل بشكل جيد وتريد تحسين أدائها
إعادة الهيكلة تركز في:
- تركز على تغيير هيكل المؤسسة وتنظيمها الإداري
- تستخدم لتحسين الكفاءة والجودة وتقليل التكاليف والتخلص من الأجزاء الزائدة في الهيكل الإداري
- تتطلب تغييرات في الهيكل الإداري والتنظيمي والوظائف
- تستخدم عادة في المؤسسات التي تعاني من مشاكل في أدائها وتحتاج إلى إعادة هيكلة شاملة
الهندرة تتمحور حول إعادة هندسة وتحسين العمليات الإدارية والتنظيمية في المنظمة، بينما تركز إعادة الهيكلة على تغيير هيكل المؤسسة وتنظيمها الإداري والتنظيمي بشكل شامل.
أنواع إعادة الهيكلة
تختلف الأنواع بحسب الهدف الذي ترغب المنظمة في تحقيقة:
1. إعادة هيكلة العمليات
تهدف هذه العملية إلى تحسين عمليات المؤسسة وجعلها أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تصميم العمليات وتحديد المسؤوليات والتدريب على الممارسات الجديدة.
2. إعادة هيكلة الموارد البشرية
تهدف هذه العملية إلى تحسين إدارة الموارد البشرية وجعلها أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تصميم هيكل التنظيم وتحديد المسؤوليات والتدريب على الممارسات الجديدة.
3. إعادة هيكلة الديون
تهدف هذه العملية إلى تحسين الوضع المالي للمؤسسة وتخفيض مستوى الديون، ويتم ذلك عن طريق إعادة جدولة الديون وتحديد الأولويات وتقليل المصروفات الزائدة.
4. إعادة هيكلة الأصول
تهدف هذه العملية إلى تحسين الوضع المالي للمؤسسة وجعلها أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تقييم الأصول والتخلص من الأصول الزائدة وتحديد الأولويات.
5. إعادة هيكلة الشركات
تتم هذه العملية في حالة الاندماج أو الاستحواذ، وتهدف إلى تحسين الوضع المالي للشركة وتحديد المسؤوليات وتحسين العمليات.
6. إعادة هيكلة الإدارة
تهدف هذه العملية إلى تحسين هيكل التنظيم وجعله أكثر كفاءة وفعالية، ويتم ذلك عن طريق إعادة تصميم هيكل التنظيم وتحديد المسؤوليات وتدريب الموظفين على الممارسات الجديدة.
خطوات إعادة الهيكلة الإدارية
- تحليل الوضع الحالي( تقييم الأداء المالي والإداري والتنظيمي وتحديد نقاط القوة والضعف في الهيكل الإداري الحالي)
- تحديد الأهداف والرؤية( تحديد الأهداف والرؤية الجديدة للمنظمة أو الشركة أو المؤسسة، كزيادة الإنتاجية، وتحسين جودة المنتجات أو الخدمات، وتقليل التكاليف، وزيادة حصة السوق، وتحسين العلاقات بين الموظفين والعملاء، وغيرها من الأهداف المتعلقة بالنجاح والتطور المستمر)
- تحديد الهيكل الجديد والوظائف (تحديد عدد الإدارات وأقسام كل إدارة وتحديد الوظائف المطلوبة لكل قسم)
- تحديد الإجراءات والسياسات الجديدة(إجراءات التوظيف والتدريب والتقييم، وسياسات العمل والسلامة والصحة المهنية، وسياسات الجودة والإنتاجية)
- تنفيذ الخطة( تنفيذ الخطة الجديدة للهيكل الإداري ، سواء بتعيين الأشخاص المناسبين لكل وظيفة وتحديد مهامهم ومسؤولياتهم بشكل واضح أو تدريب الموظفين على السياسات والإجراءات الجديدة وتوفير الدعم اللازم لهم لتنفيذ المهام بكفاءة وفعالية ، ثم إعداد نظام لمراقبة وتقييم الأداء للتأكد من أن الهيكل الإداري الجديد يعمل بشكل صحيح ويحقق الأهداف المحددة )
التحديات التي قد تواجه عملية إعادة الهيكلة الإدارية
- مقاومة التغيير: قد يواجه الموظفون والقيادات داخل المؤسسة صعوبة في التأقلم مع التغييرات الجديدة التي يجلبها المشروع، وهنا يجب على القيادات التواصل بشكل فعال مع الموظفين وتوضيح الأهداف والفوائد المرتقبة من عملية الهيكلة الإدارية.
- تحديات التنفيذ: يتعين على القيادات والمشرفين على المشروع ضمان تنفيذ الخطط بشكل صحيح وفعال، حيث يجب عليهم تحديد المهام والمسؤوليات بوضوح وإعداد جداول زمنية محددة لتنفيذ كل خطوة في المشروع.
- تحديات التواصل: يجب على القيادات توضيح الأهداف والفوائد المرتقبة من عملية الهيكلة الإدارية لجميع أفراد المؤسسة، كما ويجب عليهم توضيح الأثر الإيجابي الذي ستحققه الهيكلة على المؤسسة وعلى الموظفين على حد سواء.
- تحديات الموارد: قد تتطلب عملية إعادة الهيكلة الإدارية الكثير من الموارد المالية والبشرية، لذا يجب على القيادات التأكد من توفر هذه الموارد وتخصيصها بشكل صحيح لتنفيذ المشروع بشكل فعال.
- تحديات الوقت: يتعين على القيادات تحديد جداول زمنية محددة لتنفيذ كل خطوة في العملية، كما ويجب عليهم ضمان تنفيذ الخطط بشكل سريع وفعال لتحقيق أفضل النتائج في أقصر وقت ممكن.
ما هي لجنة إعادة الهيكلة و تخصصاتها؟
ستدير عملية إعادة الهيكلة لجنة مشكلة من الخبراء المدرجين في جدول خبراء الإفلاس في المحاكم الاقتصادية.
سيكون للجنة إعادة الهيكلة سلطة إعادة تقييم أصول الشركة، وإعادة هيكلة ديونها (بما في ذلك الديون المستحقة للحكومة)؛ زيادة رأس مالها زيادة التدفق النقدي الداخلي، وخفض النفقات؛ وتطبيق إعادة الهيكلة الإدارية.
تقوم لجنة إعادة الهيكلة بإعداد تقرير للقاضي المختص خلال 3 أشهر برأيها في أسباب الاضطراب المالي والإداري للشركة وفعالية الدخول في إعادة الهيكلة والخطة المقترحة.
في جميع الأحوال يجب ألا يستغرق تنفيذ الخطة أكثر من 5 سنوات.
لكي تكون خطة إعادة الهيكلة ملزمة، يجب أن يوقعها أصحاب المصلحة ويصدق عليها القاضي المختص. للقاضي سلطة تعيين مساعد من خبير الإفلاس المدرج لمساعدة الشركة في تنفيذ الخطة والتفاوض مع الدائن وكذلك تقديم الدعم الفني والاستشاري.
لا يجوز للمدين تقديم طلب لإعادة الهيكلة إذا كانت المحكمة قد اعتبرت بالفعل المدين مفلسًا أو بدأت إجراءات الصلح الوقائي. يؤدي تقديم طلب لإعادة الهيكلة تلقائيًا إلى الاحتفاظ بطلبات أخرى حتى يتم الفصل في طلب إعادة الهيكلة. بالإضافة إلى ذلك، في حالة الرفض، يجب على المدين الانتظار لمدة 3 أشهر على الأقل من تاريخ الحكم لتقديم طلب آخر.
يمكن تقسيم مشروع اعادة الهيكلة في ظل متطلبات التحول الرقمي إلى أربعة مجالات رئيسة وهي الهيكل التنظيمي، هندسة إجراءات العمل، الموارد البشرية، والإمكانيات التقنية، وذلك على النحو التالي:
اولاً: الهيكل التنظيمي
تحدد الخطوات التالية أهم الإجراءات المقترحة لمشروع إعادة الهيكلة للأجهزة الإدارية مع الأخذ بعين الإعتبار الفروقات في أساليب التنفيذ حسب حجم وتوجه المنشأة:
1- إعداد دراسة للهيكل التنظيمي القائم وتحديد مدى إرتباط مهامه وواجباته ومخرجاته بأهداف التحول الرقمي للمنشأة
2- تحديد الفجوة الرقمية بين كفاءة الجهاز الإداري الحالي من ناحية الأداء ومقارنته مع الأداء المطلوب.
3- رسم الأهداف المرحلية الخاصة بخطة التحول الرقمي للهيكل التنظيمي على أن تكون هذه الأهداف متصلة ومشتقة من الهدف الرئيس الخاص بالتحول الرقمي.
4- تعيين نقاط الضعف والتداخل في المهام بين الإدارات والأقسام وبحث إمكانية إنشاء أقسام جديدة او دمج الأقسام ذات المهام والواجبات المتشابهة.
5- دراسة الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الحالية في المنشأة (بما فيها الوظائف الشاغرة) وتحديد إمكانية تطويرها او تحويرها لتتلائم مع أهداف التحول الرقمي. مع ملاحظة إن تعديل الوصف الوظيفي، أو تحوير الوظائف لابد ان يتم ذلك بناءً على تحقيق الهدف من الوظيفة في المقام الأول مع مراعاة إمكانيات ومهارات الموظفين الحاليين.
6- تحديد المهمة والواجبات لكل وظيفة مستحدثة للقيام بمهامها المحددة في الوصف الوظيفي والمرتبطة بالهدف الرقمي.
7- عند الإنتهاء من إعداد الهيكل التنظيمي الجديد لابد أن يتم تنفيذه على مراحل بحيث يكون موازي للتنظيم القائم لفترة إنتقالية تكون محددة المدة.
8- اعداد خطة لتقييم ومراجعة التنظيم الجديد لمقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المطلوب والتعديل عليه إن دعت الحاجة.
ثانياً: هندسة إجراءات العمل
الهدف من هندسة إجراءات العمل (او العمليات) هو تقليل التكلفة ورفع كفاءة وجودة العمليات التي يتم اتباعها لتسيير الأعمال داخل المنشأة. مع وجود أهمية التحول الرقمي فإنه يتوجب على المنشأة دراسة تطوير هذه الاجراءات بما يحقق اهدافها للتحول الرقمي. ولابد ان يكون المحور الاساسي لهذه الاجراءات هو التركيز على إحتياجات العملاء ورضا المستفيدين وتوفير الوصول للمعلومات لمتخذي القرار بالسرعة والجودة المطلوبة (قد يترتب على ذلك الغاء بعض العمليات المتداخلة والتركيز على العمليات التي تضيف قيمة نوعية). ولكي نتصور آلية هذا التطوير فمن الممكن تشبيه هذه الإجراءات كالعمل على خطوط الإنتاج بحيث يتم تحديد مخرجات وظيفة معينة ( كالتقارير أو الأعمال أو الإجراءات) والتي تكون مدخلات للوظيفة التي تليها حتى يتم إنجاز المنتج النهائي، والغرض النهائي هو زيادة الأرباح وتخفيض التكاليف. وبناءً على ذلك تُوضع الإجراءات التفصيلية التي تنظم تدفق إجراءات العمل والعلاقات الوظيفية المبنية على حدود صلاحيات ومهام كل وظيفة مما سينتج لنا دورة مستندية كاملة مخصصة لكل وظيفة في الإدارة او القسم وتكون مرتبطة بشكل عام مع الدورات المستندية للإدارات الأخرى. ويجب التنويه انه قد ينتج عن اعادة هندسة الاجراءات تغييرات جديدة في المتطلبات الوظيفية او الأنظمة الإدارية في كافة المستويات الادارية. هذه التغييرات يجب أن تُوضع كتغذية راجعة وتوضع كمدخلات في مشروع إعادة التنظيم الإداري وتحديث الهيكل الإداري.
ثالثاً: الموارد البشرية
الموارد البشرية هي العنصر الأساسي في إدارة التغيير وتعزيز فرص نجاح مشروع إعادة الهيكلة الادارية للمنشآت لمواكبة متطلبات خطى التحول الرقمي المتسارعة. عند البدء في التخطيط لإعادة الهيكلة لمواكبة التحول الرقمي فإن أول خطوة يجب عملها هو إجراء تقييم شامل للموظفين الحاليين يشمل المؤهلات والخبرات والمهارات والاعمال التي يقوم بها كل موظف. يتم بعد ذلك إعداد خطة تطوير للكوادر البشرية الحالية ما أمكن وتحديد مدى ملائمة الخبرات والمؤهلات للموظفين الحاليين لوظائف الهيكل التنظيمي المستحدثة والمرتبطة بأهداف التحول الرقمي. يجب أن لايُفهم بأن الغرض من هذا التقييم هو الإستغناء عن خدماتهم بل هو لتحديد إمكانيات الموظفين الحاليين وإعادة توزيعهم إن تطلب الامر بما يتوافق مع مؤهلاتهم والمتطلبات الجديدة للوظائف. وفي حال وُجد قصور في المؤهلات او المهارات لدى الموظفين فإن ذلك يتم معالجته بإعداد دورات مكثفة ومسارات تدريبية متنوعة تؤهلهم لإشغال هذه الوظائف المستحدثة. هذا يمثل حافز كبير لدى جميع الموظفين لضمان العمل والتعاون داخل المنظمة لإنجاح عملية الهيكلة ويقلل من مقاومة هذا التغيير. إن المحافظة قدر الإمكان على الموارد البشرية من الأمور الحيوية لإستمرار نشاط المنشأة بالكفاءة المطلوبة بحكم إن إستقطاب الكوادر المؤهلة عملية تأخذ الكثير من الجهد والوقت.
رابعاً: الإمكانيات التقنية
نجاح مشروع التحول الرقمي مرتبط بشكل رئيسي على إنشاء منظومة تقنية متكاملة تُتيح التعامل الإلكتروني عبر الوسائل التقنية لإنهاء الإجراءات والأعمال عبر مختلف القنوات التقنية بالسرعة والجودة العالية. وحيث إن الهدف هنا هو أتمتة جميع الإجراءات والتعاملات وانهائها الكترونياً، سواءً كان ذلك للعملاء او منسوبي المنشأة، فإن ذلك يتطلب تجهيز وتنفيذ برامج ومشاريع ومبادرات يتم من خلالها إنشاء هذه المنظومة التقنية التي تخدم العملاء ومنسوبي المنشأة على حدٍ سواء. ولابد أن تحقق هذه المنظومة التقنية الحد الأدنى من المتطلبات العامة التالية:
1. الحرص على أن تكون التقنيات المستخدمة مبنية على تقنيات الأنظمة الإفتراضية والحوسبة السحابية (الخاصة أو العامة) لتخفيض التكاليف التشغيلية ولضمان تقديم الخدمة والدعم الفني بالسرعة والجودة المطلوبة.
2. إتاحة امكانية الوصول إلى جميع الخدمات على مدار الساعة ومن خلال أيّ جهاز حاسب آلي متصل بشبكة الإنترنت وتوحيد اجراءات الدخول إلى الخدمات الإلكترونية الخاصة للمنشأة لضمان تقديم الخدمة بالسرعة المطلوبة.
3. توفير الخدمات الإلكترونية عبر تطبيقات الأجهزة الذكية المتنقلة كالهاتف المحمول وأجهزة الحاسب اللوحي لتحقيق مفهوم الخدمات المتنقلة.
4. التأكد من تصميم الأنظمة لتحقيق سهولة استخدام الخدمات الالكترونية للمستفيدين من بداية التسجيل وإنشاء الحساب مروراً بالتنقل في الموقع إلى نهاية الإجراءات واستلام المنتج المطلوب.
5. تبسيط إستخدام الخدمات الالكترونية للمستفيدين من بداية التسجيل وإنشاء الحساب مروراً بالتنقل في الموقع الى نهاية الإجرءات واستلام المنتج المطلوب.
6. توحيد إجراءات التسجيل والدخول إلى الخدمات الإلكترونية الخاصة بالمنشأة.
7. إعداد محتوى رقمي ملائم وذو جودة عالية في البوابة الإلكترونية وجميع المواقع الإلكترونية المرتبطة بها على أن يتم تحديثه بصفة مستمرة.
ترسيخ مفهوم البيئة النظيفة بتعزيز مفهوم “خدمات الكترونية بلا ورق” بحيث لايضطر المستفيد الى طباعة النماذج او الطلبات، كأن تُرسل له رسالة نصية او بريد إلكتروني يُعتبر مرجع معتمد للمراجعة والتواصل لاحقاً.
9. تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة Enterprise Resource Planning لإدارة العمليات وتنظيم موارد المنشأة.
10. التأكد من تطبيق جميع معايير وإجراءات أمن المعلومات (مثل آيزو 27001) لضمان سلامة البيانات من المخاطر التي تهددها والمحافظة على سرية المعلومات.
11. تطبيق معايير إجراءات الجودة الشاملة مثل المعيار الدولي لإدارة نظام تقنية المعلومات ( آيزو 20000 ) لتنفيذ الإدارة الفعالة للخدمات التقنية بالكفاءة المطلوبة.
12. إيجاد خدمة تتيح للمنشأة إستقصاء رضا العملاء عن الخدمات الالكترونية وذلك لغرض تحسين جودة الخدمات.
الأسباب التي تدفع المنظمات لإعادة الهيكلة
مشكلة العمالة الفائضة المترتبة على السياسات السابقة التطور التكنولوچي وإحلال التكنولوچيا المتقدمة محل التكنولوچيا المستخدمة ظروف الركود.
التخصيص. عندما تفشل المنظمة في تحقيق أهدافها على مر الزمن بالرغم من تمتعها بقدرة متميزة.
عندما تعد المنظمة من المنافسين الضعفاء في صناعة ما.
عندما تعاني المنظمة من انعدام الكفاءة وانخفاض الربحية وتدهور معنويات العاملين والضغط من قبل أصحاب الأسهم لتحسين الأداء.
عندما تفشل المنظمة في الاستفادة من الفرص الخارجية وتقليل التهديدات الخارجية إلى أدنى حد، والاستفادة من نقاط القوة الداخلية والتغلب على نقاط الضعف الداخلية على مر الزمن. عندما تنمو المنظمة بسرعة كبيرة مما يستدعي ضرورة إعادة الهيكلة الداخلية للمنظمة .
توجيه للإستشارات والتدريب
رواد الإستشارات الإدارية والتميز المؤسسي والتدريب المعتمد دولياً وفق شروط هيئة المواصفات والجودة السعودية و الهيئة العامة للغذاء والدواء وغيرها من الجهات التي تفرض اشتراطات قانونية وإلزامية في السوق السعودي.
لتطوير وتحديث الهياكل التنظيمية لتحقيق التنمية الإدارية